Der Großhandel stellt ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Welche das sind zeigen wir Ihnen hier. 

Mit einer ERP-Software haben Unternehmen die Möglichkeit ihre eigenen Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizienter zu nutzen. Der Großhandel kann von einer ganzheitlichen ERP-Software im besonderen Maße profitieren.

Wir zeigen Ihnen, warum die ERP-Software zum eigenen Unternehmen passen muss, welche Herausforderungen sich dabei speziell für Großhandelsunternehmen ergeben und welchen Nutzen diese aus einer solchen Anwendung ziehen können. 

Definition: Was ist eine ERP-Software? 

Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Hierbei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dazu müssen die vorliegenden Prozesse soweit optimiert werden, dass keinerlei Verschwendungen von Ressourcen produziert werden. 

Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen ausgestattet ist. Da Unternehmen über unzählige Prozesse unterschiedlichster Art verfügen, ist dies kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. 

Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Alle Akteure im Unternehmen arbeiten so mit denselben Daten, was zum einen den Informationsfluss verschnellert und zum anderen Fehlern durch unterschiedliche Informationsstände vorbeugt. 

Aufbau einer ERP-Software 

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus Modulen, die über die Datenbank miteinander verbunden sind. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für das Rechnungswesen, die Lagerverwaltung, die Logistik, die Produktion oder auch für das Kundenbeziehungsmanagement oder die Dokumentenverwaltung. 

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen weitere Module hinzu oder werden ausgeklammert. Ziel ist es, mit der Software alle Prozesse des eigenen Unternehmens abzudecken. Nur so lassen sich langfristig Ressourcen auf allen Ebenen einsparen und Abläufe optimieren. 

Mit einer ERP-Software lassen sich dann alle Ressourcen auf die vorliegenden Prozesse verteilen. Durch die Zentralisierung der Daten, lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend und somit deutlich schlanker realisieren. Die Software bietet die Möglichkeit alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. 

ERP-Software muss zum eigenen Unternehmen passen 

Da Unternehmen unterschiedliche Prozesse aufweisen, unterscheiden sich auch die verschiedenen ERP-Software-Lösungen am Markt voneinander. Viele ERP-Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Lösungen über die Jahre immer weiter auf diese angepasst. 

So finden sich am ERP-Markt auch zahlreiche ERP-Lösungen, die speziell für Großhändler konzipiert wurden. Diese decken bereits in ihren Standard-Versionen weitreichende Prozesse eines Großhandelsunternehmens ab und verfügen über spezielle Funktionen, die den Geschäftsalltag unterstützen. 

Wir wollen uns an dieser Stelle ein paar dieser Funktionen einer ERP-Software für Großhandelsunternehmen widmen und aufzeigen, wie diese dabei helfen, Ressourcen einzusparen und effizienter zu arbeiten.

Bestandsverwaltung im Großhandel

Die Funktionen rund um die Bestandsverwaltung helfen Großhandelsunternehmen dabei die Lager und physischen Bestände abzubilden und diese strategisch zu verwalten. So lässt sich lückenlos dokumentieren, woher eine Charge stammt und wofür diese Verwendung findet. Auch lassen sich Bestände über mehrere Standorte hinweg nachverfolgen. 

Durch eindeutig definierte Lagerplätze kann der Wareneingang deutlich schneller bearbeitet werden und auch die Kommissionierung von Verkaufsaufträgen lässt sich schneller bewerkstelligen. Es wird deutlich effizienter, zeit- und kostensparender gearbeitet. Dadurch, dass alle Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen, lässt sich immer sofort erkennen, wenn ein Artikel droht knapp zu werden. Ein entsprechender Bestellauftrag kann dann automatisch vom System erfolgen.

Einkauf im Großhandel

Es ist wichtig alle Kosten immer im Blick zu behalten. Insbesondere im Einkauf sind die Faktoren Preis, Qualität und Lieferzeit entscheidend. Durch flexible Preiskalkulationen werden die besten Konditionen zu Lieferanten ausgehandelt. Effizientes Bestellen sorgt für niedrige Lagerbestände bei ausreichender Verfügbarkeit aller Artikel. Zudem lassen sich alle Lieferanten fortlaufend bewerten, was langfristig Liefertreue und Qualität sichert. 

Der gesamte Bestellprozess wird dabei von der ERP-Software begleitet und das ohne doppelte Datenpflege. Auch lassen sich Einkaufsvorgänge ganz einfach analysieren. Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen lassen sich schnell in puncto Liefertreue, Preisentwicklung oder anderen Faktoren wie Bestellbestände aus- und bewerten. 

Dokumentenmanagement im Großhandel

Ein enormer Teil der täglichen Arbeitszeit entfällt auf die Suche nach Dokumenten. E-Mails, Briefe, Lieferscheine, Rechnungen etc. – die Suche nach Schriftstücken belastet Mitarbeiter und führt zu Verschwendung von Arbeitszeiten. Durch ein klar definierte Ordnerstruktur werden sämtliche Dokumente die im Unternehmen verarbeitet werden, zentral gespeichert. Über diverse Suchfunktionen lassen sich dann alle Dokumente schnell und einfach finden.

Das schafft Transparenz und spart Zeit bei der alltäglichen Arbeit ein. Zudem können Dokumente revisionssicher archiviert werden. Das System erinnert an Löschfristen und regelt den Zugriff auf bestimmte Dokumente. Prozesse, die Dokumente beinhalten lassen sich in vordefinierte Workflows abbilden und können schnell und sicher bearbeitet werden.