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Sich auf einer Fach- und Verbrauchermesse zu präsentieren, ist für Unternehmen eine Chance, die sie nutzen sollten. Für viele Unternehmen sind Messen Teil der Kommunikationspolitik. Damit der Messeauftritt ein Erfolg wird – ohne das Budget zu sprengen – ist Vorbereitung das Allerwichtigste. Die Präsenz sollte stets optisch ansprechend und harmonisch gestaltet sein. So gelingt es einfach, neue Kontakte zu knüpfen – zu potenziellen Kunden, aber auch zu anderen Unternehmen. Durch den direkten Dialog kann ein Unternehmen im Idealfall sein Image und die Wahrnehmung in der Öffentlichkeit verbessern. Das Ziel eines Messebesuches ist nicht der Abschluss von Verträgen oder der Verkauf. Die Kommunikation steht dabei im Vordergrund sowie die Intensivierung und Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen. Für einen medienwirksamen Auftritt, der den eigenen Vorstellungen entspricht, ist auch das passende Messezubehör notwendig. 

Die Messe – beste Gelegenheit ein Unternehmen wirkungsvoll zu präsentieren

Neben potenziellen Neukunden und bestehenden Kontakten sind natürlich auch die Mitbewerber auf der Messe vertreten. Unternehmen bekommen so die Gelegenheit, ganz in Ruhe deren Angebot und die Werbestrategie kennenzulernen. Um sich von den Mitbewerbern abzusetzen, ist es wichtig, den Messestand gut vorzubereiten und dabei nicht an Zeit und Ideen zu sparen. Dabei ist gute Planung der erste Schritt, denn der erfolgreiche Messebesuch darf nicht dem Zufall überlassen werden. Um an dieser Stelle nichts dem Zufall zu überlassen, hat das Magazin Absatzwirtschaft eine hilfreiche Checkliste veröffentlicht. 

Die meisten Messen kosten eine Menge Geld. Neben den Gebühren für den Messestand fallen meistens noch weitere Kosten an, die durch eine geschickte Strategie nicht aus dem Ruder laufen. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, nicht die gesamte Ausstattung des Messestandes zu kaufen. Das gilt vor allem bei den ersten Messebesuchen, wenn noch gar nichts für einen Messebesuch vorhanden ist und auch die notwendige Erfahrung fehlt. Eine Möglichkeit, die Kosten im Griff zu behalten, sind Mietmöbel von der Lounge-Factory. Dort können Unternehmen hochwertige Tische und Stühle, Tresen, Pulte und Vitrinen für den Messestand mieten.

Die Kosten im Blick behalten – richtige Budgetierung

Das Budget für die Messe darf nicht zu knapp kalkuliert sein. Schließlich soll der Messeauftritt professionell, kompetent und ansprechend wirken. Sonst könnte es passieren, dass der Stand unbeachtet bleibt und keine Besucher kommen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat zahlreiche Förderprogramme, die beispielsweise Fördergelder für junge Unternehmen zur Verfügung stellen. Damit ist es leichter möglich, die Kosten für den Messeauftritt aufzubringen. Die Größe des Messetandes sollte die Unternehmensgröße widerspiegeln. Ein regionales mittelständisches Unternehmen braucht keinen Megastore. Umgekehrt wirkt ein großes Unternehmen, das weltweit Kontakte pflegt, in einem Schuhkarton ebenfalls fehl am Platz.

Weitere Vorbereitungen und die Standbesetzung

Damit auch Messebesucher kommen und der Stand genügend Aufmerksamkeit erfährt, sind vorbereitende Marketingmaßnahmen notwendig, wie beispielsweise persönliche Telefonate oder Mailings per Post oder elektronisch. Die Einladungen zur Messe so persönlich wie möglich abzufassen, stärkt die Kundenbindung. Ziel der Kontaktaufnahme ist die Bekanntgabe der Messeteilnahme mit genauen Angaben zum Wann und Wo. Ein weiteres Ziel ist die Vereinbarung einiger Termine für die Messe. Da auf der Messe garantiert auch die Mitbewerber vertreten sein werden, ist es sinnvoll, frühzeitig mit diesen Vorbereitungen zu beginnen, damit die Messeeinladung als Erstes eintrifft. 

Zur bestmöglichen Präsentation von Dienstleistungen und Produkten sind kompetente Mitarbeiter nötig. Kommunikative Vertriebsmitarbeiter mit einer freundlichen und positiven Ausstrahlung sind dafür ideal. Die Mitarbeiter brauchen ebenfalls Verkaufsunterstützung – beispielsweise in Form von Fachwissen und vorbereiteten Textbausteinen. Im Optimalfall gibt es Mitarbeiter, die schon Messeerfahrung haben.

Auffallen, aber mit Stil

Damit sich der Messestand von den Mitbewerbern abhebt, sollten die zur Verfügung stehenden Mittel sinnvoll zum Einsatz kommen. Wenn sich die Besucher am Messestand wohlfühlen, dann verweilen sie länger. Aber zunächst gilt es, die Besucher überhaupt an den Stand zu ziehen. Dabei können Kundenstopper, Wegweiser und Plakataufsteller wertvolle Dienste leisten. Außerdem trägt ein offen konzipierter Stand dazu bei, Hemmschwellen abzubauen. Damit fällt es den Gästen leichter, den Stand zu betreten. 

Sehr einladend wirken eine helle freundliche Atmosphäre und freundliche Gesichter. Aufsteller und Schilder erhöhen die Sichtbarkeit und können Interessenten vorab informieren, beispielsweise über das Unternehmen oder dessen Produkte und Dienstleistungen. Sie helfen, den Blick der Besucher auf Neuigkeiten und Aktionen zu lenken. Bei all dem ist es sehr wichtig, die Messerichtlinien für Werbemittel oder die Standausstattung einzuhalten.

Tipp: Eine Messe kann sehr anstrengend sein – sowohl für die Aussteller wie auch für die Besucher. Es ist eine gute Idee, seinen Gästen einen Sitzplatz anzubieten. Das trägt dazu bei, dass sie wesentlich länger am Stand bleiben. Ein paar Snacks und Getränke wirken sich ebenfalls positiv auf das Wohlbefinden der Besucher aus. Kunden, die sich rundum wohlfühlen, zeigen eine höhere Kaufbereitschaft.

Grundüberlegungen für die Messevorbereitung

Die ersten Überlegungen zum Thema Messe gelten den Messen selbst. 

• Welche Messe ist geeignet, die angestrebte Zielgruppe zu erreichen? 
• Mit welchem Messekonzept kann das gelingen? 
• Mit wem und warum will das Unternehmen Kontakte knüpfen? Das ist eine wesentliche Frage, die die Zielgruppe genau definiert und die Ansprache der Besucher zielgerichteter macht. 
• Ist die Messe national oder international ausgerichtet? 
• Ist das Ziel die Vorstellung eines neuen Produktes oder die Intensivierung bestehender Kontakte? 
• Welche Strategie ist für eine Publikumsmesse zu empfehlen? 
• Wie agieren Unternehmen am besten auf Fachmessen?

Die Messe nachbereiten

Die Messevorbereitung ist sehr wichtig, keine Frage. Unternehmen, die nachhaltige Ergebnisse von einer Messe erwarten, sollten den Besuch auch entsprechend nachbereiten. Während der Messe bleibt dazu in all der Hektik meist überhaupt keine Zeit. Was bleibt, ist zunächst eine euphorische Stimmung. Doch die Prüfung der Ergebnisse ist ebenso wichtig. Dazu gehört die Beantwortung einiger wichtiger Fragen, wie: 

• Haben sich finanzieller und zeitlicher Aufwand gelohnt? 
• Hat das Engagement langfristige Auswirkungen? Welche? 

Ein positives Ergebnis haben die Messeteilnehmer auf jeden Fall mit nach Hause genommen: viele persönliche Gespräche mit Interessenten vor Ort, die anders nicht zu erreichen gewesen wären.