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Die meisten Startups, die gegründet werden, aber auch ältere Unternehmen, betreiben die Personalabteilung im eigenen Haus. Die Einarbeitung in diverse Lohnprogramme ist relativ simpel, doch später stellt sich schnell heraus, dass der generelle Arbeitsaufwand ziemlich hoch ist. Durch Fortbildungen muss sich neues Fachwissen regelmäßig und kontinuierlich angeeignet werden, wodurch wieder zusätzliche Kosten entstehen. Gleichzeitig muss man mit dem Risiko leben, wenn der Mitarbeiter in der Personalabteilung Krank wird und man rechtzeitig keinen geeigneten Ersatz findet. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr unternehmen für ein professionelles Lohnbüro in externen Händen.
Exkurs zum Begriff Outsourcing: Outsourcing bedeutet wörtlich übersetzt „Nutzung von externen Ressourcen“. Das Outsourcing bezeichnet die Auslagerung einer Wertschöpfungsaktivität. Die Auslagerung kann dabei an externen Orten stattfinden oder sogar an einen anderen Unternehmensteil. Wie in diesem Artikel wird die Buchhaltung eines Unternehmens an einen externen Dienstleister an einem anderen Ort übergeben.
Vor- und Nachteile des externen Lohnbüros
Die Frage des Outsourcings für das eigene Lohnbüro beschäftigt immer mehr Unternehmer. Doch bevor man sich für diesen großen Schritt entscheidet, sollte man diesen Prozess gründlich überdenken. Die Auslagerung der eigenen Personalabteilung bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich.
Einer der essenziellsten Vorteile ist natürlich der Zeitgewinn. Das eigene Unternehmen benötigt keine eigenen Mitarbeiter mehr, die sich speziell um die Lohnabrechnungen etc. kümmern. Die komplette Verwaltungsarbeit fällt weg und wird von einem externen Dienstleister übernommen. Die gesparte Zeit kann in andere, wichtigere Projekte investiert werden. Mit diesem Vorteil kommt aber auch direkt der erste Nachteil eines externen Lohnbüros. Man muss sich damit abfinden, dass die Verantwortung in fremde Hände gegeben wird, womit man nicht mehr eine so gut Kontrolle hat und abhängig von einer externen Person ist. Eventuell auftretende Probleme können aufgrund der Ortsdifferenz nicht mehr so schnell geklärt werden. Man muss bedenken, dass fremde Personen außerdem Einblicke in sehr vertrauliche Daten des eigenen Unternehmens haben. Bei dem Outsourcing des Lohnbüros muss man sich 100 % sicher sein, dass das Thema Datenschutz GROß geschrieben wird.
Aber bei einem guten Lohnbüro sind all diese Nachteile irrelevant. Ein externes Lohnbüro ist zudem insgesamt kostengünstiger. Die Kosten für Fachpersonal, sowie dessen Fort- und Weiterbildung fällt weg. Natürlich fällt auch Gehalt + Versicherung für den Mitarbeiter weg. Ein Lohnbüro ist relativ kostengünstig und in den meisten Fällen effizienter. Mitarbeiter in einem externen Lohnbüro müssen hohe Anforderungen erfüllen. Somit kann man sich sicher sein, dass diese immer auf dem aktuellsten Stand sind, was Gesetze angeht.