Insbesondere kleine Unternehmen haben oft mit einem großen Problem zu kämpfen. Zu viele Aufgaben bei zu wenig Zeit heißt für wenige Mitarbeiter Überstunden bzw. für das Unternehmen selbst verpasste Chancen. Oftmals handelt es sich um das Problem der verpassten Prozessoptimierung. Dabei gibt es selbst für kleinere Unternehmen in der Region längst schon maßgeschneiderte Lösungen.
Technische Lösungen für Mittelstandunternehmen
Oftmals haben Unternehmen über Jahre hinweg Hierarchien und bestimmte Arbeitsweisen etabliert. Diese können über lange Sicht zum großen Effizienzproblem werden, weil sie neue Sichtweisen auf bekannte Sachverhalte verhindern. Genau deshalb handelt es sich um eines der größten Hindernisse auf dem Weg der Prozessoptimierung. Für Unternehmen lohnt es sich deshalb stets, festgefahrene Hierarchien aufzubrechen, um neue Wege zu schaffen. Möglich wird dies auf vielerlei Art und Weise, etwa durch technische Mittel.
Ein Beispiel ist die in vielen Unternehmen oft hoffnungslos überlastete IT-Abteilung. Hier kann beispielsweise über technische Wege eingegriffen werden, um Prozesse weniger kompliziert zu gestalten. Das kann etwa über den Service Desk geschehen. Mit diesem soll vor allem der globale Überblick über das Unternehmen erleichtert werden. Der Service Desk beschäftigt sich neben Serviceanfragen ebenfalls mit dem Problemmanagement und Konfigurationsänderungen. Darüber hinaus dient er dazu, Geschäftsprozesse zu unterstützen – wie groß oder klein diese auch immer sein mögen. Das Ziel ist dabei, dass der Service Desk flexibel bleibt und sich Anforderungen wie Unternehmensgröße anpasst.
Auch die Logistik ist im höchsten Maße auf optimierte Prozesse angewiesen. Software-Anwendungen können Unternehmen auch auf regionaler Ebene massiv weiterhelfen. Das gelingt etwa, indem die Liefertermine besser eingehalten werden, geringere Bestände sofort bearbeitet werden können und die Kapazitätsauslastung jederzeit gleichmäßig sichergestellt wird. Die Prozessoptimierung greift hier allerdings noch einmal einen Schritt weiter, da die Logistik meist in Zusammenarbeit mit Zulieferern etc. funktioniert – umso höher werden deshalb auch die Voraussetzungen für die genutzten Tools.
Persönliche Prozessoptimierung als starkes Mittel
Tatsächlich braucht es nicht immer Software-Tools, um die Optimierung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens in Gang zu bringen. Oftmals reicht es auch aus, das persönlichen Gespräch mit seinen Mitarbeitern zu suchen. Denn schließlich wissen diese größtenteils am besten, woran genau es in ihrem Fachgebiet zum jeweiligen Zeitpunkt am meisten mangelt, bzw. wie einzelne Vorgehensweisen deutlich einfacher und zeitsparender umgesetzt werden können.
Gleichfalls gehört letztlich auch die Bereitschaft jedes einzelnen Mitarbeiters dazu, möglichen Veränderungen innerhalb des Unternehmens bzw. der eigenen Rolle so offen wie möglich gegenüberzustehen. Ist dies nicht der Fall, kann zwar ein Plan zur Prozessoptimierung bestehen, der sich jedoch nicht in die Realität umsetzen lässt, weil ganz einfach die Bereitschaft fehlt. Denn selbst alle Prozessoptimierungs-Software dieser Welt ist am Ende sonst nichts wert und stellt ein unter dem Strich unsinniges Investment vonseiten des Unternehmens dar.
Grundsätzlich lässt sich die Optimierung von Prozessen übrigens auf fünf einfache Schritte aufteilen: Vorbereitung, Analyse des Potenzials, Neu-Design, Umsetzung der Veränderungen sowie Nachbereitung bzw. Analyse der Resultate. Erst nachdem alle fünf Schritte erfolgreich abgeschlossen sind, war demnach auch die Prozessoptimierung im speziellen Fall ein Erfolg. Gelingt dies nicht, geht es für das Unternehmen vor Ort zurück ans Whiteboard zur Planung.