Bei einem großen Unternehmen den Überblick zu behalten stellt sich als gar nicht so leicht heraus. Das Informieren der Kunden und Geschäftspartner über Produkte, die Dokumentverwaltung, -herstellung sowie auch das Verschicken von informativen Dokumenten innerhalb und außerhalb der Firma gehört zu den normalen Aufgaben im Berufsalltag. Oft entstehen dabei Fehler, es kommt zu Dokumentverlusten oder die Kunden sind unzufrieden mit einem Produkt. Wie kann man dem entgegen wirken? Viele Experten bieten neuerdings Unternehmen Unterstützung bei der technischen Dokumentation an sowie strukturierte Redaktionssysteme. Unter www.gds.eu findet man zahlreiche Informationen sowie anschauliche Grafiken und Erklärungen des Vorgehens.
wuestenigel Black Paper Punch / Locher via photopin (license)
Technische Dokumentationen sind beispielsweise Anleitungen, die dem Kunden und den Geschäftspartnern den richtigen Umgang mit einem Produkt und die Bedienung zeigen. Dabei sammeln Experten vor Ort die wichtigen und relevanten Informationen, die sie zur Erstellung von Betriebsanleitungen oder Sicherheitshandbüchern brauchen. Von Richtlinien bis hin zum Transport und der späteren Entsorgung des Produkts wird alles erfasst. Durch die Anleitung wird so das Haftungsrisiko minimiert und die Kundenzufriedenheit gewehrleistet. Außerdem werden Grafiken und Bilder aufbereitet, die zur Veranschaulichung dienen. Bei der Erstellung wird auf die Wünsche und Vorstellungen der Unternehmen natürlich Rücksicht genommen und die Produktion so kostengünstig wie möglich gehalten.
Da Unternehmen immer internationaler werden und Kooperationen mit Unternehmen weltweit eingehen, müssen viele Dokumente auch in andere Sprachen übersetzt werden. Meistens ist die Zielsprache Englisch, doch auch andere Sprachen müssen bedient werden. Um sich peinliche Auftritte im Ausland zu ersparen, ist eine korrekte Fachübersetzung der Dokumente nötig. Mehrsprachigkeit erhöht zudem die Wettbewerbsfähigkeit auf dem internationalen Markt sowie die Kundenzufriedenheit. Dass die technische Dokumentation in der Sprache des Kunden geschrieben ist, macht die Verständigung und Kommunikation untereinander oft leichter und hinterlässt einen positiven Eindruck. Oft werden die Übersetzungen von Muttersprachlern erstellt, da diese fachlich sowie sprachlich ein hohes Niveau aufweisen und so Fehler vermieden werden.
Auch die Organisation innerhalb eines Unternehmens ist sehr wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Erfolg zu garantieren. Meist werden Dokumente von verschiedenen Personen gleichzeitig bearbeitet und nicht immer an dem gleichen Ort abgespeichert. Das führt dazu, dass man viele Dokumente nicht mehr wiederfinden kann und Fehler auftreten. Für mehr Effizienz und um dieses Chaos zu verhindern, braucht man ein internes Redaktionssystem, das eine Zusammenstellung neuer Dokumente, Strukturierung und eine Stichwortsuche ermöglicht. Natürlich darf dies nur von den Mitarbeitern getan werden, die eine Berechtigung haben.